Programm Dokumentation/Berichtsvorlagen

Der Word-Bericht entsteht aus einer Word-Vorlage: einem Word-Dokument mit Platzhaltern, die EPOS-Plan beim Erstellen des Berichts mit den Werten des Projekts füllt. Mitgeliefert wird die Standardvorlage (EPOS-Plan). Eigene Vorlagen – etwa mit Deckblatt, Kopf- und Fußzeile des Büros – liegen im Vorlagenordner und werden auf der Seite Bericht gewählt. Die Vorlage bestimmt auch, welche Kapitel der Bericht in welcher Folge enthält.

Vorlage auf der Berichtsseite

Die Gruppe Vorlage steht auf der Berichtsseite über den Berichtsbausteinen; welche Bausteine die gewählte Vorlage führt, zeigen deren Häkchen.

• Word-Vorlage – die Auswahl führt die Standardvorlage (EPOS-Plan) und die eigenen Vorlagen des Vorlagenordners. Die Wahl gilt für das Stammprojekt samt seinen Varianten und bleibt beim Projekt gespeichert. Neben der mitgelieferten Vorlage steht ein Schloss: Sie lässt sich nur lesen. Fehlt die Datei einer gewählten Vorlage, bleibt sie gesperrt in der Liste stehen, der Bericht entsteht mit der Standardvorlage, und die Zeile unter der Auswahl nennt beides.
• Neue Vorlage… – legt unter einem neuen Namen eine Kopie der Standardvorlage oder des Kurzberichts im Vorlagenordner an und wählt sie. Der Kurzbericht ist eine Lehrvorlage in der Sprache der Oberfläche: Er baut einen knappen Bericht aus einzelnen Werten, Tabellen und Bildern statt aus ganzen Kapiteln und erläutert jede Stelle in einem Word-Kommentar. Das ist der erste Schritt zu einer eigenen Vorlage: die Kopie in Word öffnen, Deckblatt, Kopf- und Fußzeile gestalten, die Kapitel umstellen oder weglassen und die Platzhalter an die gewünschten Stellen setzen.
• Excel-Vorlage – steht nur, wenn eine Excel-Mappe entsteht (Ausgabe Excel oder Beide). Vorgewählt ist Ohne Vorlage (EPOS-Plan): Die Mappe entsteht dann vollständig aus dem Programm. Daneben stehen die eigenen Excel-Vorlagen des Vorlagenordners; die Zeile darunter nennt das Ergebnis der Prüfung.
• Hinzufügen… – kopiert ein vorhandenes Word-Dokument (.docx), eine Word-Vorlage (.dotx), eine Excel-Mappe (.xlsx) oder eine Excel-Vorlage (.xltx) in den Vorlagenordner, prüft es vollständig und wählt es als Word- bzw. Excel-Vorlage. Gibt es den Namen im Vorlagenordner schon, kommt die Vorlage unter einem freien Namen hinzu, etwa Angebot (2); die Meldung nennt ihn.
• Prüfen – prüft die gewählte Vorlage vollständig, siehe Prüfzeile und Prüfliste.
• Platzhalter… – öffnet den Platzhalterkatalog.
• … – weitere Handlungen zur gewählten Vorlage. Unter Windows: In Word öffnen (die Vorlage selbst, auch eine .dotx), Im Ordner zeigen, Ersetzen… (durch eine Datei mit derselben Endung) und Entfernen – nach einer Rückfrage wandert die Datei in den Unterordner Entfernt des Vorlagenordners; gelöscht wird nichts. Auf dem iPad steht an erster Stelle Teilen…. Für die mitgelieferte Vorlage gibt es nur Schreibgeschützt öffnen bzw. Teilen…: Änderungen daran werden nicht gespeichert, eine eigene Vorlage entsteht über Neue Vorlage…. Solange eine Vorlage in Word geöffnet ist, bleiben Ersetzen… und Entfernen gesperrt.

Vor jedem Bericht prüft EPOS-Plan die gewählte Vorlage. Findet die Prüfung einen Fehler – etwa einen Platzhalter, den der Katalog nicht kennt –, ist die Vorlage für eine andere Sprache angelegt oder nutzt sie den Paarvergleich, obwohl die Ergebnisansicht alle Varianten zeigt, fragt eine Rückfrage nach dem Weg: Mit meiner Vorlage (nicht erkannte Platzhalter bleiben gelb markiert im Bericht stehen), Mit Standardvorlage (nur für diesen Bericht) oder Abbrechen. Gefüllt wird genau der geprüfte Inhalt der Vorlage, auch wenn sie während der Berechnung in Word gespeichert wird. Nach dem Lauf nennt die Meldung die Vorlage, aus der der Bericht entstand, und warum sie es war, dazu nicht ersetzte und leere Platzhalter und entfernte Kommentare. Bericht erzeugen auf der Seite Wirtschaftlichkeit nimmt dieselbe Vorlage; führt sie Platzhalter, aber keinen der Wirtschaftlichkeit, entsteht dieser eine Bericht mit der Standardvorlage, und die Meldung sagt es.

Platzhalter

Ein Platzhalter steht in doppelten geschweiften Klammern im Text der Vorlage, etwa {{projekt.name}} oder {{ersteller.firma}}. Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen in den Klammern spielen keine Rolle; die Prüfung nennt dann die übliche Schreibweise. Ein Platzhalter für Text, Zahl oder Datum darf im Haupttext, in Tabellenzellen, in Kopf- und Fußzeilen, in Fuß- und Endnoten und in Textfeldern stehen; das Absatz- und Zeichenformat der Stelle bleibt erhalten. {{bericht.inhalt}} steht allein in einem Absatz des Haupttexts und setzt dort alle Kapitel mit gesetztem Häkchen ein, die die Vorlage nicht einzeln führt (siehe Kapitel); eine Vorlage ganz ohne Platzhalter bekommt den Bericht an ihr Ende. Ein Bild wird zum Platzhalter, wenn sein Alternativtext den Platzhalter trägt: An einem Bild mit {{bild.ersteller.logo}} setzt EPOS-Plan das Logo aus den Einstellungen ein. Ein Platzhalter ohne Wert wird mit einem Gedankenstrich oder leer gefüllt, nie mit 0. Kommentare der Vorlage erscheinen nicht im Bericht.

Kapitel

Die Kapitel des Berichts stehen in der Vorlage als Kapitelplatzhalter, jeder allein in einem Absatz des Haupttexts – nicht in einer Tabelle, einem Textfeld oder einer Kopf- oder Fußzeile:

Platzhalter	Kapitel
{{kapitel.deckblatt}}	Deckblatt
{{kapitel.inhalt}}	Inhaltsverzeichnis
{{kapitel.projekt}}	Projektbeschreibung
{{kapitel.komponenten}}	Komponenten & Varianten
{{kapitel.ergebnisse}}	Ergebnisse je Variante
{{kapitel.vergleich}}	Variantenvergleich
{{kapitel.wirtschaftlichkeit}}	Wirtschaftlichkeit
{{kapitel.anhang}}	Anhang
{{kapitel.anhang_e}}	Checkliste für den Bewertungsbericht (DIN EN 17463, Anhang E); sie folgt dem Häkchen Wirtschaftlichkeit

Die Kapitel erscheinen in der Folge, in der sie in der Vorlage stehen; ein Kapitel, das die Vorlage weder einzeln noch über {{bericht.inhalt}} enthält, fehlt im Bericht. Steht ein Kapitel zweimal in der Vorlage, füllt EPOS-Plan nur die erste Stelle – die zweite bleibt gelb markiert stehen, und die Prüfung weist darauf hin. Zwei Formatangaben nach einem senkrechten Strich ändern die Überschriften eines Kapitels:

• {{kapitel.projekt|ohne titel}} – das Kapitel ohne seine eigene Überschrift; die Überschrift gibt die Vorlage vor.
• {{kapitel.anhang|ebene 2}} – die Überschriften des Kapitels beginnen auf Ebene 2 statt auf Ebene 1, die Unterüberschriften rücken mit; möglich sind die Ebenen 1 bis 9.

Kapitelkopf. Eine Überschrift unmittelbar über dem Kapitelplatzhalter im Absatzformat EPOS Kapitelkopf gehört zum Kapitel: Entfällt das Kapitel – sein Häkchen ist nicht gesetzt, oder es gibt nichts zu berichten –, entfällt sie mit, und im Bericht bleibt keine Überschrift ohne Inhalt stehen. Der Kapitelkopf trägt eigenen Text oder einen Platzhalter wie {{text.kapitel_projekt}}, der die Überschrift des Kapitels in der Sprache des Berichts einsetzt. Eine Überschrift in einem anderen Absatzformat bleibt immer stehen.

Checkliste nach DIN EN 17463, Anhang E. Die Spalte Stelle im Bericht der Checkliste nennt je Punkt die Überschrift, unter der das Kapitel in dieser Vorlage steht; ein Kapitel, das die Vorlage nicht führt, steht dort als nicht im Bericht, und die Prüfung warnt davor. Dieselben Stellen zeigt die Anhang-E-Checkliste der Wirtschaftlichkeitsseite für die auf der Berichtsseite gewählte Vorlage; eine Zeile unter der Tafel nennt die Vorlage, auf die sich die Stellen beziehen.

Häkchen der Berichtsbausteine. Die Häkchen auf der Berichtsseite schalten die Kapitel der Vorlage ein und aus. Führt die gewählte Word-Vorlage ein Kapitel nicht, steht sein Eintrag ausgegraut mit dem Grund in dieser Vorlage nicht enthalten; trägt die Vorlage ihr Deckblatt selbst aus Platzhaltern – wie die Standardvorlage –, steht Deckblatt ausgegraut mit dem Grund Deckblatt kommt aus der Vorlage. Das Häkchen selbst bleibt gespeichert und wirkt wieder, sobald eine Vorlage das Kapitel führt; ein Klick auf den ausgegrauten Eintrag nennt den Grund, Alle lässt ihn unverändert. Wird auch die Excel-Mappe erstellt (Ausgabe Beide), bleiben die Kapitel frei, die die Mappe enthält – ausgegraut sein können dann nur Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Anhang; bei der Ausgabe Excel sind alle Einträge frei. Führt die Vorlage einzelne Platzhalter, aber kein Kapitel, steht bei der Ausgabe Word statt der Liste die Zeile Den Inhalt bestimmt die Vorlage – sie führt einzelne Platzhalter, aber kein Kapitel.

Prüfzeile und Prüfliste

Unter der Auswahl steht die Prüfzeile: Sie nennt die Zahl der Platzhalter der gewählten Vorlage und ob die Prüfung etwas meldet; ist die Vorlage in Word geöffnet, sagt sie, dass ungespeicherte Änderungen im Bericht fehlen. Kurz geprüft wird beim Öffnen der Seite, beim Wechsel der Vorlage, nach jeder Handlung der Gruppe und vor jedem Bericht – dann nur die Platzhalter, ihre Orte, die Sprache und die Kommentare. Prüfen, Hinzufügen… und Ersetzen… prüfen vollständig: zusätzlich Dateiformat, Makros, nachverfolgte Änderungen, verknüpfte Inhalte und die Überschriftenstile.

Meldet die Prüfung etwas, steht hinter der Zeile anzeigen. Die Prüfliste ordnet die Meldungen nach Fehlern, Warnungen und Hinweisen; jede nennt die Fundstelle in der Vorlage (etwa Tabelle 2, Zeile 3, Zelle 1 beginnt mit …) und was zu tun ist. Ein Fehler heißt: Die Stelle wird so nicht gefüllt. Eine Warnung heißt: Der Bericht entsteht, aber anders, als die Vorlage vermuten lässt. Ein Hinweis braucht nichts. Über erklären lassen erläutert der Hilfe-Assistent eine Meldung.

Platzhalterkatalog

Platzhalter… öffnet den Platzhalterkatalog: alle Platzhalter, die eine Word-Vorlage tragen kann, mit Schlüssel, Art (Text, Zahl, Datum, Kapitel …), Kontext (Bericht, Installation, Stammprojekt …) und Beschreibung. Die Suche findet Wörter im Schlüssel und in der Beschreibung; ein aus der Vorlage kopierter Platzhalter samt Klammern findet seinen Eintrag ebenso. Eine gewählte Zeile zeigt darunter den Platzhalter in der Schreibweise der Vorlage, markiert zum Kopieren und Einfügen.

Platzhalter in der App

In Berichte & Kosten und in der Simulation steht in der Kopfzeile ein Umschalter { } mit den Stellungen Aus, Marken und Schlüssel. In der Stellung Marken tragen Kacheln, Diagramme und Tabellen, zu denen es einen Platzhalter gibt, das Symbol { }; Überfahren oder Tippen zeigt Schlüssel, Beschreibung, Beispielwert, Excel-Name und – wo der Bericht etwas Ähnliches zeigt, etwa ein Kuchendiagramm statt eines Rings – einen Hinweis darauf, dazu Kopieren und Platzhalter ausblenden. In der Stellung Schlüssel steht der Schlüssel selbst am Element, ein Klick kopiert ihn, und eine Zeile nennt die Zahl der gezeigten Platzhalter. Ein Wert je Variante wird samt dem Block je stand kopiert. Im Platzhalterkatalog springt In der App zeigen zu der Stelle, an der der gewählte Platzhalter zu sehen ist, und lässt sie kurz aufleuchten; entsteht ein Platzhalter nur im Bericht oder ist er nur bei der Projekteingabe zu sehen, nennt der Katalog den Grund. Die Stellung gilt bis zum Ende der Sitzung.

Excel-Vorlage

Die Excel-Mappe des Berichts kann aus einer eigenen Excel-Vorlage entstehen – einer Mappe (.xlsx) oder Excel-Vorlage (.xltx) mit eigenen Blättern, Formaten und Formeln. Mappen mit Makros (.xlsm, .xltm) werden nicht angenommen.

• Zellplatzhalter – steht {{projekt.name}} allein in einer Zelle, schreibt EPOS-Plan dort einen echten Wert: eine Zahl als Zahl, ein Datum als Datum. Das Zahlenformat der Zelle bleibt; nur eine Zelle im Format Standard bekommt das Format des Platzhalters. Eine Zelle im Prozentformat erhält den Anteil (etwa 0,25 für 25 %). Steht der Platzhalter in einem Satz, wird er als Text ersetzt. Ein Platzhalter ohne Wert lässt die Zelle leer.
• Namen – ein mappenweiter Name EPOS.projekt.name (oder EPOS_projekt__name) bekommt den Wert des Platzhalters, in seine Zelle oder als Wert des Namens. So lassen sich Werte in eigenen Formeln verwenden.
• Blattmarken – ein leeres Blatt mit {{blatt.uebersicht}}, {{blatt.vergleich}}, {{blatt.wirtschaftlichkeit}}, {{blatt.verlauf}} oder {{blatt.checkliste}} allein in A1 wird durch das entsprechende Blatt der Mappe ersetzt, unter dessen üblichem Namen. Blätter ohne Marke hängt EPOS-Plan hinten an. Hat ein Blatt keinen Inhalt – etwa die Wirtschaftlichkeit ohne ihr Häkchen –, entfällt es samt Marke.
• Musterblatt – ein Blatt mit {{blatt.detail}} in A1 und Platzhaltern {{stand.…}} wird je Stammprojekt und Variante kopiert und gefüllt.

Trägt die Vorlage Formeln, rechnet Excel die Mappe beim Öffnen neu; Vorschauen ohne Rechenwerk können bis dahin alte Werte zeigen. Heißt ein eigenes Blatt wie ein Blatt der Mappe, bekommt es den Zusatz (Vorlage). Namen, die die Formelmappe der Wirtschaftlichkeit selbst anlegt, entfernt EPOS-Plan aus der Vorlage. Die Prüfung meldet all das vorab mit Blatt und Zelle; Formen und Steuerelemente, die beim Füllen verloren gingen, nennt die vollständige Prüfung.

Fehler der gewählten Excel-Vorlage erscheinen in derselben Rückfrage vor dem Bericht wie die der Word-Vorlage: Mit meiner Vorlage füllt sie, soweit es geht, der zweite Weg erzeugt die Mappe für diesen Bericht ohne Vorlage. Lässt sich die Vorlage beim Erstellen nicht laden, entsteht die Mappe ohne Vorlage, und die Meldung nach dem Lauf nennt den Grund.

Standardvorlage

Die Standardvorlage (EPOS-Plan) wird mit dem Programm ausgeliefert und mit jedem Update erneuert; sie ist schreibgeschützt. Sie baut den Bericht im vollen Aufbau: das Deckblatt aus Platzhaltern – Titel, Untertitel, eine Tabelle mit Kunde, Bearbeiter, Ersteller, Varianten und Datum, dazu Programmname und Programmfassung – auf einer eigenen Seite ohne Kopf- und Fußzeile, danach das Inhaltsverzeichnis und jedes Kapitel unter seinem Kapitelkopf. Die Kopfzeile trägt den Programmnamen und das Logo, die Fußzeile die Firma, das Berichtsdatum und die Seitenzahl. Beschriftungen und Kapitelköpfe sind Platzhalter, so entsteht der Bericht in der Sprache der Oberfläche. Wer die Standardvorlage anpassen will, legt mit Neue Vorlage… eine Kopie an; an ihr lässt sich ablesen, wie Kapitel, Kapitelköpfe und Logo gesetzt werden. Eigene Vorlagen im Vorlagenordner fasst ein Update nie an.

Einstellungen: Firma, Logo und Vorlagenordner

Unter Administration › Einstellungen, Abschnitt Bericht, stehen drei Angaben für alle Projekte dieses Anwenders:

• Firma – steht im Bericht an der Stelle {{ersteller.firma}}. Vorbelegt ist die Firma der Lizenz; Standardwerte setzt sie wieder darauf. Ein leeres Feld lässt die Stelle im Bericht leer.
• Logo – das Firmenlogo für die Kopfzeile des Berichts: eine PNG- oder JPEG-Datei bis 5 MB, gewählt über Durchsuchen. Entfernen und Standardwerte leeren das Feld; dann erscheint im Bericht kein Logo. Beim Erstellen setzt EPOS-Plan die Datei an die Stelle des Logos der Vorlage, mit ihrem Seitenverhältnis in dessen Rahmen eingepasst. Gibt es die Datei nicht, steht unter dem Feld Datei nicht gefunden.; fehlt sie beim Erstellen, ist sie größer als 5 MB oder kein PNG- oder JPEG-Bild, entfällt das Logo, und die Meldung nach dem Lauf nennt den Grund. In einer eigenen Vorlage ist jedes Bild mit dem Alternativtext {{bild.ersteller.logo}} eine solche Stelle; wer dort ein festes Bild will, ersetzt das Bild und löscht den Alternativtext.
• Vorlagenordner – der Ordner der eigenen Berichtsvorlagen; vorgegeben ist Dokumente\EPOS-Plan\Berichtsvorlagen. Unter Windows lässt sich jeder erreichbare Ordner wählen, auch ein gemeinsamer Ordner des Büros – dann arbeiten alle mit denselben Vorlagen. Übernommen wird nur ein Ordner, den es gibt; ist er nicht erreichbar, sagt es eine Meldung. Auf dem iPad liegt der Ordner fest in der App, eigene Vorlagen kommen dort über Hinzufügen… auf der Berichtsseite hinein.

Die Datenbanksicherung nimmt den Vorlagenordner nicht mit; er gehört in die übliche Sicherung der Dateien.

Siehe auch

• Bericht – Varianten, Bausteine, Ausgabe und Zielordner
• Wirtschaftlichkeit: Bericht – was der Word-Bericht zur Wirtschaftlichkeit enthält
• Wirtschaftlichkeit: Anhang-E-Checkliste – die Stelle im Bericht je Punkt der Norm
• Hilfe-Assistent – Meldungen erklären lassen